El elemento tiempo en los negocios
Te has preguntado ¿Por qué algunos negocios son exitosos y otros no? Aunque existen muchos factores que van desde la concepción y manejo del proyecto en general, existe un elemento que muchos no consideran; el buen uso del tiempo.
La administración del tiempo en los negocios no sólo es importante, también es necesaria para el sano desarrollo de las organizaciones, ¿cuántos directivos de empresas no conocemos que posponen todo para después, debido a que no tienen tiempo? Si bien no se pueden comparar las funciones y responsabilidades de los dueños o jefes de áreas, si podemos decir que todos por igual contamos con las mismas horas del día y la diferencia de que a unos les alcancen las 8 horas promedio en la oficina y a otros no, tiene que ver con la forma en que distribuyen ese tiempo.
Nos enfocamos en los directivos porque ellos son la guía y muchas veces el trabajo de la empresa depende en su mayoría de las acciones que realicen en el día, por ejemplo; si pospone una cita con un cliente, se ve afectado todo el sistema organizacional ya que los subalternos no tendrán proyectos nuevos que trabajar, esto puede ir acumulando el trabajo y cuando llega el momento de ver al cliente resulta que ya hay una larga lista de pendientes.
Incluso el no responder un correo electrónico o una llamada telefónica en su momento, genera que no se aproveche el tiempo al 100%, originando saturación de trabajo.
El principal error es que deseamos hacer todo a la vez, organizar un plan, llamadas telefónicas, mientras respondemos correos y estamos en una reunión. Si se te dificulta administrar tu tiempo de manera eficaz, comienza por jerarquizar los proyectos según como se hayan ido solicitando, haz un ejercicio seleccionado sólo tres, de éstos define objetivos y tareas, identifica a todos los involucrados en el proceso, planea cada día, semana y cada mes, cumple con lo establecido, es importante que los objetivos que te fijes sean alcanzables y te darás cuenta que con menos proyectos concentrarás tu energía en culminarlos.
Te compartimos una lista de 10 ideas que puedes ir implementando para que se aproveche el tiempo al máximo.
- Aprende a priorizar e identifica lo importante de lo que no es tan importante. Clasifica las tareas a realizar, haz una lista con lo urgente y lo no tan urgente.
- Organiza tu jornada antes de empezar el día para no dejar que los demás organicen tu tiempo. Define y escribe las tres tareas más importantes del día.
- Limita el tiempo de cada tarea, fíjate plazos reales. Si sabes que puedes realizarlo en tres horas, hazlo, no pongas dos días para algo que tú sabes puedes terminar pronto.
- Concéntrate al 100% en cada actividad. Evita distracciones hasta que la culmines.
- Limita las interrupciones.
- Haz las tareas más desagradables durante las primeras horas del día. Así tendrás tiempo de concentrarte con lo planeado, el posponerlo sólo te generará más acumulación de trabajo y desgaste mental al estar pensando que las tienes que hacer.
- Aprende a delegar y confiar en tu equipo de trabajo. Si existen tareas que otros pueden realizar, delega y confía, para que no tengas que estar supervisando todo lo que hagan. Así tendrás más tiempo de realizar lo que sólo tú puedes.
- Deja un poco de tiempo a los imprevistos o retrasos en tu agenda. Tampoco se trata de saturar todo tu día para terminar, deja espacios cómodos que te permitan avanzar, pero deja una puerta abierta para cualquier contratiempo.
- Adapta la tarea o actividad al entorno empresarial. Por ejemplo, si quieres redactar una carta para un cliente pero estás recibiendo muchas llamadas, concéntrate en dar salida a las llamadas y cambia el horario para hacer la redacción.
- Acuérdate de tomar algunas pausas.Para retomar fuerzas e inspiración y mantén ordenado tu espacio u oficina, el desorden físico genera desorden mental, comienza por lo que se ve.“El tiempo es amigo de las empresas maravillosas, y el enemigo de las mediocres.” Warren Buffet.
